Biura do wynajęcia stanowią opcję o wiele tańszą niż kupowanie gotowego lokalu. Przymierzając się do decyzji tego typu, najemca powinien dokładnie wiedzieć, na co się decyduje. Jakie koszty będą obciążać jego budżet co miesiąc i za co dokładnie płaci. Na cenę wynajmu ma wpływ kilka czynników. Warto im się przyjrzeć i dokładnie przeanalizować przed podpisaniem umowy.
- Długość trwania umowy zwykle jest czynnikiem kluczowym, wpływającym na koszt wynajmu. Najbardziej opłacalne są umowy długoterminowe. Jednak wynajmując konkretny lokal po raz pierwszy, lepiej nie wchodzić w układ na wiele lat. Na początku przyda się umowa na kilka miesięcy z opcją ewentualnego jej przedłużenia. Nieco bardziej wiarygodnie wygląda transakcja biura do wynajęcia od wynajmującego, który nie pierwszy raz współpracuje z przedsiębiorcami. Opinie o konkretnym podmiocie warto zweryfikować przed podpisaniem umowy.
- Lokalizacja to kolejny punkt, ważący o ostatecznych kosztach wynajmu. Za najdroższe uchodzą biura do wynajęcia w ścisłym centrum miast. Równie drogie są także prestiżowe dzielnice, tereny willowe. Dlatego, jeśli tylko profil firmy na to pozwala, warto rozejrzeć się za lokalizacją nieco na uboczu. Bywa, że jej koszty w stosunku do centrum są mniejsze nawet o połowę. Dla wielu firm lokalizacja to kwestia prestiżu. W takim przypadku trzeba się nastawić na wyższe koszty wynajmu.
- Metraż jest kolejnym czynnikiem, wpływającym na wysokość kosztów wynajmu. To temat, który warto dokładnie przeanalizować w przypadku firmy, która ma w planach rozwój. Lepiej nie wpaść w pułapkę tańszej umowy długoterminowej w sytuacji, kiedy potrzebujemy dodatkowej powierzchni, a nasz lokal nią nie dysponuje. Metraż powinno się dokładnie obliczyć, pamiętając, że w jego skład wchodzą również pomieszczenia dla pracowników oraz magazyn lub piwnica, jeśli jest częścią lokalu. Każdy z pracowników powinien mieć komfort pracy, jaki zapewnia przestrzeń kilku metrów.
- Warunki lokalowe, czyli wygląd fasady budynku, jak i wnętrza. To punkt, przy którym można wynegocjować nieco niższą cenę. Nawet jeśli biuro prezentuje się nienagannie, ważne jest także jego otoczenie. Wygląd budynku powinien być schludny. Wnętrze, w którym znajdują się biura do wynajęcia musi być odnowione i przygotowane do pracy na okres, jaki przewiduje umowa. Lokal latem powinien mieć opcję klimatyzowania, zimą musi zapewniać odpowiednie ciepło.
- Media, a więc woda, prąd i gaz. Pozornie opłaty tego typu nie sprawiają wrażenia dużych, jednak warto je wziąć pod lupę. Biura do wynajęcia obejmują także kącik dla pracowników, gdzie można przygotować proste posiłki. Dodatkowym obciążeniem może być także konieczność dogrzewania zimą, zwłaszcza w przypadku słabiej ocieplanych budynków. Koszty mediów to także opłata za Internet, która jest uzależniona od dostawcy oraz prędkości, jaka jest nam potrzebna.
Zwykle najwyższe koszty za biura do wynajęcia ponosi się na początku działalności. Dochodzi do nich wyposażenie wnętrza oraz przygotowanie go do profilu firmy. Kontynuacja umowy najczęściej oznacza choćby niewielką obniżkę dla najemcy.
